ميكروسوفت إكسيل

الدرس رقم (26) استخدام الإكسيل مع البرامج الاخرى

روابط إعلانية

 

 لعلك عزيزي القارئ تدرك الان مدى قدرة برنامج الاكسيل في تلبية كل ما تحتاجه في ادارة أعمالك وترتيبها ومساعدتك في عمل التقارير الفنية وتدعيمها بالرسومات البيانية والاشكال التوضيحية، ولكن عندما تعمل على انجاز تقرير العمل فإنك ستحتاج إلى استخدام برامج اخرى مثل برنامج الوورد لكتابة التقرير وسوف تحتاج الى الاستعانة ببرنامج الاكسيل لتضمن بعض الجداول والرسومات البيانية ضمن التقرير في ملف الوورد وسوف نشرح في هذا الدرس الطرق المستخدمة لادراج جداول اكسيل في الوورد، كما سنشرح ايضا فكرة دمج المراسلات في الوورد من بيانات نحصل عليها من الاكسيل.

 

أولا ادراج جداول الاكسيل في الوورد

هناك اكثر من طريقة لنسخ جدول او مخطط بياني من الاكسيل إلى الوورد وسنقوم بشرح هذه الطرق وهي على النحو التالي:

روابط إعلانية

 

 

(1) النسخ واللصق

عند تحديد جدول في اكسيل والضغط على امر النسخ Copy  فإنه يمكنك ان تقوم بادراج الجدول في ورقة عمل وورد باستخدام امر اللصق Paste.

وفي الشكل التالي مثال على نسخ جدول لحسابات شركة تجارية لمبيعاتها في عدة افرع خلال ثلاثة اشهر من السنة وقد تم اجراء تلك الحسابات على برنامج الاكسيل للاستفادة من صيغة الجمع في ايجاد المجاميع الفرعية والمجموع الكلي.

 

روابط إعلانية

 

جدول يحتوي على بيانات حسابية لمبيعات شركة ومجموع مبيعاتها في ثلاثة اشهر تم احتسابها في برنامج الاكسيل

 

ملاحظة: لاشك ان هذه الطريقة سهلة الاستخدام وسريعة لنق جدول من الاكسيل إلى الوورد ولكن بعد اجراء عملية النسخ من الاكسيل واللصق في الوورد فإن البيانات تفقد ارتباطها ببرنامج الاكسيل وتصبح كجدول عادي في برنامج الوورد وستلاحظ ان الصيغ الرياضية التي تم عملها في الاكسيل قد تم نسخ القيمة الناتجة عنها في الوورد.

 

(2) النسخ واللصق المخصص Paste special

تستخدم هذه الطريقة لإدراج جدول الاكسيل في ورقة عمل الوورد ولكن يمكن تحرير الجدول في برنامج الاكسيل داخل ورقة العمل، ولتنفيذ هذه العملية نقوم بنسخ الجدول في الاكسيل وعند القيام بلصقه في ورقة عمل الوورد نستخدم الامر لصق خاص Paste special من قائمة Edit في برنامج الوورد.

وستظهر لك لوحة حوار اللصق الخاص وفيها قائمة بأنماط التنسيقات التي يمكن ان تختار منها عملية اللصق فيمكن لصق الجدول كصورة أو كملف اكسيل وهو ما نريد في هذه المرحلة وبتحيد الخيار Microsoft office Excel Worksheet Object ثم الضغط على المفتاح OK في مربع الحوار نحصل على جدول إكسيل في الوورد.

 

لوحة حوار اللصق الخاص في برنامج الوورد

 

 

جدول اكسيل تم لصقه في ورقة عمل وورد

 

وهنا يمكنك تحرير الجدول وتعديل بياناته مع الاحتفاظ بكامل العمليات الحسابية الموجودة في على شكل صيغ رياضية ولعمل ذلك قم بالضغط المزدوج على الجدول وسيقوم برنامج الوورد بفتح الجدول في برنامج الاكسيل ولكن من خلال ورقة عمل الوورد. وستظهر لك كما في الجدول الموضح ادناه.

 

تحرير جدول اكسيل تم لصقه في ورقة عمل وورد بطريقة اللصق الخاص

 

قم بتعديل اي من البيانات في الجدول وستجد ان المجاميع الفرعية والمجاميع الكلية قد تحدثت، وعند الانتهاء من التعديلات المطلوبة، قم بالضغط بمؤشر الماوس في اي منطقة خارج الجدول.

 

ملاحظة: تعتبر هذه الطريقة في النسخ من الاكسيل في الوورد من المزايا التي توفرها برامج شركة ميكروسوفت للتكامل بين البرامج المختلفة ويمكن تطبيقها على كل برامج التي تدعم هذه الخاصية.

 

(3) النسخ واللصق مع الحفاظ على الارتباط

تعتبر هذه الطريقة فعالة مع ملفات الاكسيل التي تحتوي على بيانات يتم تعديلها كل فترة من الزمن مثل ملفات الرواتب الشهرية والتي تحتاج إلى اجراءها مرة كل شهر، وتعمل هذه الطريقة من خلال ربط جدول الاكسيل بنسخة الجدول الذي نقوم بنسخه في ورقة عمل الوورد وبمجرد تعديل البيانات في برنامج الاكسيل يتم تحديث البيانات تلقائياً في ورقة عمل الوورد.

ولتنفيذ عملية النسخ بالارتباط اتبع نفس الخطوات السابقة للنسخ الخاص وفي مربع حوار اللصق الخاص قم بتحديد خانة Paste Link فيقوم الوورد بادراج الجدول ولكن مع الاحتفاظ برابط يصلك لملف الاكسيل الاصلي.

بعد تنفيذ عملية النسخ بالارتباط قم بالضغط المزدوج على الجدول لتشغيل برنامج الاكسيل وعمل التعديلات في البرنامج نفسه وعند اغلاق الاكسيل سيتم تحديث البيانات والتعدلات التي قمت بها تلقائياً.

 

ملاحظة: في هذه الطريقة يجب الاحتفاظ باسم ملف الاكسيل بدون تعديل وكذلك مكان حفظ الملف على القرص الصلب لان اي تعديل على تلك البيانات سوف يؤدي إلى خلل في عدم قدرة برنامج الوورد من ايجاد الرابط الاصلي فتظهر لك رسالة بفقدان الملف المرتبط في الوورد.

 

 

ثانياً دمج المراسلات في الوورد باستخدام بياناتك في الاكسيل

يمكنك استخدام دمج المراسلات في كتابة رسالة نموذجية مثل دعوة أو إعلان وطباعة هذه الرسالة إلى جميع المؤسسات المعنية حيث سيقوم أمر “دمج المراسلات” من طباعة نفس الرسالة لكل مؤسسة حسب بياناتها المخزنة في قاعدة البيانات لديك.

يمكنك على سبيل المثال طباعة عناوين جميع المؤسسات على أغلفة المظاريف حيث يقوم أمر دمج المراسلات بعد تحديد مواصفات المغلفات بطباعة اسم المؤسسة وعنوانها على المغلف حسب قاعدة البيانات السابقة.

يمكنك أيضاً من استخدام بطاقات العنونة البريدية وهي عبارة عن ملصق يمكن نزعه وإلصاقه على المغلف البريدي، وتتوفر هذه الملصقات بأحجام عديدة ويمكن تغذيتها إلى طابعة الليزر حيث يمكن أن يوجد على ورقة A4 30 ملصق، هنا يمكن باستخدام أمر دمج المراسلات من طباعة عناوين مختلفة على هذه البطاقات.

 

دمج البيانات بين الوورد والاكسيل

في هذا المثال سنقوم بطباعة كشوف درجات لمجموعة من الطلبة حيث أن بيانات الدرجات مخزنة في جدول Excel.

 

قم بتصميم نموذج كشف الدرجات واحفظه باسم “كشف درجات” في المجلد My Documents (كشف الدرجات موضح في الشكل أدناه).

قم باستخدام برنامج Excel بإدخال بيانات الطلبة ودرجاتهم في واحسب المعدل لدرجات كل طالب.

 

ملاحظة: لا تستخدم مسافة فارغة بين كلمات أسماء الحقول التي ستستخدمها في دمج المراسلات إذا كانت أكثر من كلمة واستخدم إشارة _ بدلاً من الفراغ حتى تعتبر كلمة واحدة.

 

يوضح الشكل بيانات الطلبة ودرجاتهم كما أدخلت في برنامج Excel لعدد من المقررات الدراسية وحفظت في ملف باسم “درجات” في المجلد My Documents وعلى اليمين كشف الدرجات في ورقة عمل وورد وفقها المعلومات الثابتة التي تتغير اما البيانات المتغيرة مثل اسم الطالب ودرجاته فتترك فارغة لاننا سنقوم بتعبئتها باستخدام جدول البيانات في الاكسيل.

 

(1) في برنامج الوورد اختر الأمر “دمج مراسلات” من قائمة “أدوات”.

(2) سيظهر لك مربع حوار “مساعد دمج المراسلات” يحتوي على ثلاثة خطوات.

(3) في الخطوة الأولي اضغط على مفتاح “إنشاء” واختر الأمر “رسائل نموذجية”.

(4) اختر من مربع الحوار الإطار النشط لتتمكن من الدمج مع المستند الأساسي للرسالة النموذجية.

(5) سيقوم مربع حوار “مساعد دمج المراسلات” بتنشيط المفتاح “تحرير” لتحرير الرسالة النموذجية والمفتاح “إحضار البيانات” لفتح البيانات المطلوب دمجها مع الرسالة النموذجية.

(6) اضغط على المفتاح “إحضار البيانات” واختر الأمر “فتح مصدر البيانات”.

       

(7) هنا سنقوم بفتح البيانات المخزنة في جدول Excel باسم “درجات” في المجلد My Documents.

                                                       

                                                       

 

 

(8) حدد الملف المطلوب من قائمة الملفات وهنا سنحدد الملف درجات من نوع Excel.

 

 

(9) سيقوم الكمبيوتر بفتح ملف Excel وسيظهر لك مربع حوار Excel حدد خيار “جدول البيانات بأكمله”.

(10) اضغط على المفتاح “موافق”.

(11) اضغط على مربع حوار Word “تحرير المستند الأساسي”.

 

  

 

(12) ينتهي عمل مربع الحوار “مساعد دمج المراسلات” بإظهار شريط الأدوات “دمج مراسلات”.

(13) اضغط على الزر “إدراج حقل دمج” ولاحظ الحقول المدرجة في القائمة المنسدلة كما في الشكل أعلاه.

(14) ضع نقطة الإدراج في المكان المحدد لاسم الطالب ومن القائمة المنسدلة “إدراج حقل دمج” اختر الحقل “اسم_الطالب”.

(15) في المكان المخصص لإظهار درجة الطالب في مقرر اللغة الإنجليزية ضع نقطة الإدراج واختر ومن القائمة المنسدلة “إدراج حقل دمج” الحقل “إنجليزي”.

(16) كرر الخطوة السابقة حتى حقل “المعدل”.

وبالتالي تمت عملية دمج البيانات من جدول Excel في كشف درجات Word.

 

ملاحظة: يجب أن تكون نقطة الإدراج في وضع الظهور والاختفاء (وميض) ولن تعمل حقول الدمج إذا كانت الخلية محددة.

 

 

(17) لإظهار البيانات مكان الحقول المدموجة اضغط على زر   “معاينة البيانات المدموجة”.

(18) استخدم أزرار التمرير   للتنقل بين بيانات الحقول المدموجة.

 

 

 

(19) استخدم أزرار إرسال بيانات الدمج إلى الطابعة أو إلى مستند جديد   حيث يقوم بطباعة كل كشوف الدرجات كل كشف في ورقة منفصلة.

 

يمكنك استخدام هذه الطريقة ايضا لطباعة المغلفات البريدية باقل جهد ممكن وذلك من قائمة المراسلات التي تحتفظ بها في برنامج الاكسيل.

 

والى اللقاء في الدرس القادم

د./ حازم فلاح سكيك

 

روابط إعلانية
الوسوم

الدكتور حازم فلاح سكيك

د. حازم فلاح سكيك استاذ الفيزياء المشارك في قسم الفيزياء في جامعة الازهر – غزة | مؤسس شبكة الفيزياء التعليمية | واكاديمية الفيزياء للتعليم الالكتروني | ومنتدى الفيزياء التعليمي

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

زر الذهاب إلى الأعلى
إغلاق
إغلاق