ميكروسوفت إكسيل

الدرس رقم 17: استخدام المجاميع الفرعية

 

 

اعلانات جوجل

 نستكمل في هذا الدرس مهارات التعامل مع قواعد البيانات، وسوف نخصصه لموضوع المجاميع الفرعية.  وكما لاحظنا كيف يمكن ترتيب البيانات الكبيرة وفرزها تصاعدياً او تنازلياً وتطبيق امر التصفية التلقائية لاظهار بيانات محددة واخفاء باقي البيانات.  وسوف نتعرف في هذا الدرس كيف يمكن اجراء الحسابات الفرعية على بيانات كبيرة وتلخيصها في جداول مجاميع فرعية.

ولتوضيح فكرة المجاميع الفرعية دعنا نتخيل انك موظف في شركة لها خمسة افرع وفي كل فرع يوجد ما بين 30 إلى 50 موظف ومهمتك هي اعداد قوائم الرواتب الشهرية بموظفي الشركة وعرضها على المدير المالي لاعتمادها وتحويلها للبنك للاجراءات الصرف. ويتطلب التقرير ان تظهر كل الموظفين في جدول واحد مقسمين حسب فروع الشركة مع اظهار مجموع الرواتب لكل فرع كمجموع فردي واظهار المجموع الكلي للرواتب في نهاية الجدول.

بالطبع يمكنك ان تقوم بذلك باستخدام برنامج الاكسيل وترتيب الموظفين وفرزهم حسب افرع الشركة ثم ادراج صفوف جديدة وايجاد مجموع الرواتب باستخدام دالة المجموع ومن ثم تطبيق معادلة لجمع كل المجاميع الفرعية لاظهار المجموع الكلي للرواتب.  وهذا عمل جيد ولكن ماذا لو علمت ان برنامج الاكسيل بامكانه القيام بكل ذلك بتطبيق امر واحد فقط وستحصل بضغط واحدة على كل ما تريد وبدقة وبسرعة.  هذا بالاضافة الى أنه يمكنك ايضا بعد الحصول على التقرير وطباعته العودة إلى جدول البيانات الأصلي. 

اعلانات جوجل

 

سوف نقوم بشرح فكرة المجاميع الفرعية واستخدامها من خلال بعض الامثلة وستجد نفسك في نهاية الدرس قادراً على استخدام خاصية المجاميع الفرعية في عملك مهما كانت طبيعته.

 

المجاميع الفرعية التلقائية

توفر خاصية المجاميع الفرعية في أكسيل وسيلة سريعة لتلخيص البيانات الموجودة في قاعدة البيانات.  بهذه الخاصية سوف لا تحتاج إلى استخدام الصيغة لادراج المجاميع لايجاد قيم المجموع الفرعي ثم الإجمالي، حيث يقوم الأمر “مجاميع فرعية” بإدراج صفوف المجاميع الفرعية ويسميها، كما ويوفر لك مخطط تلخيصياً لبياناتك.

اعلانات جوجل

 

في الجدول التالي مركز تدريب للكمبيوتر وقد قام عدد من المدربين بانجاز عدة دورات في مواضيع مختلفة في الكمبيوتر على النحو الموضح في الجدول.

 

اعلانات جوجل

 

المطلوب هو اعداد كشف بالمستحقات المالية لكل مدرب وتوضيح تفاصيله مع المجموع الكلي للمبلغ المطلوب على المركز تسديده كرواتب للمدربين.

 

 

خطوات استخدام المجاميع الفرعية

قبل استخدام ميزات المجاميع الفرعية يجب أن تقوم بفرز البيانات حسب الهدف المطلوب، فمثلاً إذا أردنا إيجاد المجاميع الفرعية لأرباح الدورات في الجدول المبين أعلاه، فإن عملية الفرز ستكون على نوع الدورة، أما إذا كان المطلوب هو الأرباح التي حققتها الشركة من كل مدرب فإن عملية الفرز ستكون على أسماء المدربين.

بعد الفرز استخدم الأمر “مجاميع فرعية” من قائمة “بيانات”.  استخدم مربع الحوار مجاميع فرعية وحدد خياراتك بدقة والتي سنشرحها بالتفصيل في المثال التالي:

 

  

مثال

يلخص الجدول التالي نشاطات مركز الشروق للتدريب على استخدام الحاسوب، المطلوب هو إيجاد مرتبات كل مدرب من خلال استخدام المجاميع الفرعية.

نلاحظ أولاً أن بيانات الجدول بحاجة إلى فرز بالنسبة إلى اسم المدرب، لذا باستخدام الأمر “فرز” في قائمة “بيانات” افرز البيانات تصاعدياً بالنسبة إلى اسم المدرب. لتكون على النحو التالي:

 

  

 

 

(1)  حدد أحد خلايا الجدول، ومن ثم استخدم الأمر “تصفية تلقائية” في قائمة “بيانات”.

 

 

في مربع الحوار عليك تعبئة البيانات المطلوبة بدقة ثم الضغط على مفتاح موافق للتنفيذ.

 

 

 

بعد الضغط على موافق ستحصل على الجدول في الصورة التالية:

 

 

 

(2) اضغط على زر 2 لتحديد المستوى الثاني من التفصيل لتحصل على الجدول التالي:

 

 

 

 

 

يمكنك الاستفادة من هذا التلخيص لعمل تخطيط للمبلغ المطلوب لكل مدرب كما تعلمت ذلك في الفصل السابع. وذلك بتحديد الخلايا المطلوبة للتمثيل البياني فقط باستخدام مفتاح Ctrl مع التحديد.

 

 

 (3) احفظ الملف ثم أغلق الملف.

 

تمرين

قم بادخال البيانات الموضحة في الجدول التالي

باستخدام المجاميع الفرعية أوجد المجاميع الفرعية لمبيعات كل مندوب مبيعات، ومثل ذلك باستخدام التخطيط الدائري.

 

 

إلى اللقاء في الدرس القادم

د./ حازم فلاح سكيك

 

الدكتور حازم فلاح سكيك

د. حازم فلاح سكيك استاذ الفيزياء المشارك في قسم الفيزياء في جامعة الازهر – غزة | مؤسس شبكة الفيزياء التعليمية | واكاديمية الفيزياء للتعليم الالكتروني | ومنتدى الفيزياء التعليمي

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

زر الذهاب إلى الأعلى