ميكروسوفت إكسيل

الدرس رقم 15: التعامل مع قواعد البيانات في اكسيل

 

 تعرفنا فيما سبق على الكثير من المهارات التي يوفرها برنامجل اكسيل للمستخدم بعد ادخال البيانات وتنسيقها واجراء الحسابات عليها وتطبيق الدوال الرياضية وعرض البيانات في مخططات بيانية توضح العلاقات بين القيم لتتمكن بنظرة سريعة تتبع تسلسلها، وفي درس اليوم سوف نقوم بشرح جزء هام في برنامج اكسيل وهو الجزء الخاص بادارة قواعد البيانات والذي بعتبر ميزة اضافية للبرنامج لاغنى عن استخدامها مهما كانت طبيعة عملك وسوف نخصص عدة دروس لشرح قواعد بيانات اكسيل والعمليات المتعلقة بها.

اعلانات جوجل

 

 

ما هي قواعد البيانات؟

اعلانات جوجل

لنفترض انك ذهبت إلى شركة الاتصالات لتركيب جهاز تلفون فسوف يقدم لك الموظف نموذج خاص تقوم بتعبئته للحصول على الخدمة المطلوبة، يقوم الموظف بدوره بادخال البيانات التي سجلتها امام كل سؤال في جداول وتسمى هذه بتفريغ البيانات في الكمبيوتر.  وبالتالي فإن كل بياناتك التي دونتها في طلب التركيب ستسجل في جدول يحتوي كل عمود فيه مخصص للسؤال في الطلب وكل صف في هذا الجدول سيكون مخصص لزبون قام بتعبئة الطلب ولذلك سيكون طلبك قد تم تفريغه في هذا الجدول وحجز صف كامل في الجدول ويسمى كل عمود في الجدول بالحقل Field  يحتوي كل حقل على نوع واحد من البيانات مثل حقل لتاريخ تقديم الطلب وحقل للاسم وهكذا حتى تغطي كل بيانات الطلب. اما الصف في هذا الجدول والذي يحتوي على بيانات الزبائن فيسمى بالسجل Record، وقد يصل عدد هذه السجلات الى المئات أو اكثر.  هذا الجدول يسمى قاعدة بيانات.  تحتاج إلى برنامج لاستخلاص المعلومات منه مثل اجراء عملية الفرز التصاعدي حسب الاسم او حسب المنطقة أو حسب التاريخ وهذا ما سوف يقوم به برنامج الاكسيل من خلال الاوامر العديدة التي يمكن استخدامها للتحكم في جداول قواعد البيانات وتخصيصها حسب الهدف منها.

 

 

 

اعلانات جوجل

اذا هناك الكثير والكثير من الاعمال التي نقوم بها في حياتنا اليومية هي عبارة عن قاعدة بيانات يمكن من خلال برنامج الاكسيل ان ننجزها بأقل جهد ممكن وخصوصاً لو كانت هذه البيانات كبيرة جداً.

 

ومما سبق نستنتج أن قاعدة البيانات هي عبارة عن جدول بيانات على ورقة عمل اكسيل.  يسمى كل صف فيه بالسجل Record وكل عمود بالحقل Field ويحتوي الصف الأول على أسماء الحقول Fields Names ويليها البيانات التي تشكل السجلات.

 

اعلانات جوجل

 

 

ملاحظة: يستخدم برنامج اكسيل أسماء الحقول لإنشاء التقارير والبحث عن البيانات وتنظيمها وفرزها.  يجب عليك عند إدخال البيانات عدم ترك مسافة فارغة في الخلية أو ترك صف أو خلية فارغة لأن ذلك يؤثر على عملية الفرز. ولا تكتب عنوان الجدول فوق الحقول لانه يمكنك كتابة العنوان اثناء ارسال الورقة للطابعة من خلال امر معاينة قبل الطباعة كما تعلمنا في الدرس السابق.

 

 

 

أوامر قواعد بيانات اكسيل

عدد من الأوامر التي وفرها البرنامج للتعامل مع قاعدة البيانات هي على النحو التالي:

(1) الفرز Sort

(2) التنقية Filter

(3) المجاميع الفرعية Subtotals

(4)الجداول المحورية Pivot Table

 

 

أولاً فرز البيانات 

يمكنك فرز البيانات المدرجة في قاعدة البيانات سواء أبجدياً أو رقمياً أو زمنياً.  وعند تطبيق أمر “الفرز” في قائمة “بيانات” فإن اكسيل يعيد ترتيب الصفوف حسب محتويات العمود المطلوب الفرز بالنسبة له، ويمكنك الحصول على ثلاثة مستويات للفرز.  فمثلا لو كان لدينا قوائم لبيانات الموظفين واماكن سكنهم فيمكن ترتيب عرض البيانات بان نفرز كل البيانات بالنسبة لمنطقة السكن ثم بالنسبة للاسم فيظهر لدينا كل الموظفين الذين يشتركون في نفس المنطقة ثم في كل منطقة نجد الاسماء مرتبة ابجدياً.

 

 

مثال

قم بادراج بيانات الموظفين العاملين في احد شركات الكمبيوتر على النحو التالي:

 

 

سنقوم أولاً بفرز البيانات تصاعدياً حسب الاسم.

(1) حدد أية خلية في العمود B.

(2) اضغط على زر الفرز التصاعدي

ستكون النتيجة اعادة ترتيب كل البيانات حسب الاسم.

 

سنقوم ثانياً بفرز البيانات تنازلياً حسب الاسم.

(1) حدد أية خلية في العمود B.

(2) أضغط على زر الفرز التنازلي

 

سنقوم في هذه الخطوة التالية بفرز البيانات باستخدام أمر “الفرز” “Sort  في قائمة “بيانات” “Data“.

 

(1) تأكد بأن أية خلية محددة في جدول البيانات. (خلية واحدة فقط والا فإن عملية الفرز ستتم على الخلايا المحددة فقط مما ينتج ترتيب غير مرغوب فيه واذا كانت الخلية المحددة خارج الجدول في منطقة فارغة على ورقة العمل فإن أمر الفرز لن يستجب لك وسيعطيك رسالة تذكيرة بانه لايوجد ما يقوم بعمله.

 

(2) أختر الأمر “الفرز” في قائمة “بيانات” ولاحظ أن اكسيل قد حدد الجدول بكامله مع ظهور مربع حوار فرز.

 

      

 

سنقوم هنا بتصنيف الموظفين حسب حالة الدفع لمعرفة من استلم راتبه ومن لم يسدد، ومن ثم ترتيب أسماء الموظفين حسب الأحرف الأبجدية لكل حالات الدفع.  هذه الحالة تسمى فرز ذو مستويين؛ المستوى الأول الفرز حسب حالة الدفع، والمستوى الثاني الفرز الثاني حسب الاسم.

 

(3) في مربع حوار “فرز” اختر من القائمة المنسدلة للمستوى الأول من الفرز، فرز تنازلي حسب حالة الدفع ومن ثم حدد في المستوى الثاني للفرز تصاعدي حسب الاسم.

لاحظ هنا ان القائمة المنسدلة لقائمة الفرز تحتوي على اسماء الحقول تلقائياً وقد وفرها لك لتستخدمها حسب عملية الفرز المطلوبة.

(4) اضغط على خانة موافق لتنفيذ الفرز.

 

في مربع حوال فرز لاحظنا وجود اختيارين هما يحتوي صف رأس أو لايحتوي صف رأس، والحالة المثالية هي أن الفرز يحتويصف رأس والمقصود بذلك ان الجدول يحتوي على اسماء الحقول في اعلى صف له حتى لا نطبق امر الفرز عليه ولكن في بعض الاحيان لا يوجد قائمة باسماء الحقول وفي هذه الحالة نجبر الاكسيل على ان يقوم بادراج الصف الاول ضمن عمليات الفرز.

 

 

 

كما يمكن ان نجبر الاكسيل على اجراء فرز مخصص حسب قوائم محددة مسبقاً مثل فرز البيانات حسب اسماء ايام الاسبوع او اسماء الاشهر وهنا نستخدم مفتاح الخيارات في مربع حوار فرز وسنجد قائمة منسدلة تحتوي على المتسلسلات المخصصة للفرز فنختار المطلوب منها.

 

 

 

مثال

في ورقة عمل اكسيل جديدة قم بادخال بيانات موظفين حسب الجدول التالي

 

(1) قم بفرز البيانات لتظهر فيها كل اسماء الموظفين مرتبين حسب الوظيفة.

(2) قم بفرز البيانات لتظهر فيها كل اسماء الموظفين مرتبين حسب الجنسية.

(3) قم بفرز البيانات لتظهر فيها كل اسماء الموظفين مرتبين حسب الوظيفة ثم الدرجة العلمية.

 

والى اللقاء في الدرس القادم إن شاء الله

د./ حازم فلاح سكيك

 

الدكتور حازم فلاح سكيك

د. حازم فلاح سكيك استاذ الفيزياء المشارك في قسم الفيزياء في جامعة الازهر – غزة | مؤسس شبكة الفيزياء التعليمية | واكاديمية الفيزياء للتعليم الالكتروني | ومنتدى الفيزياء التعليمي

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

هذا الموقع يستخدم Akismet للحدّ من التعليقات المزعجة والغير مرغوبة. تعرّف على كيفية معالجة بيانات تعليقك.

زر الذهاب إلى الأعلى